メールと電話　どっちがいい？

Posted on by 後藤 暁子

先ほど会社の外で花火が上がってました！
みなとみらいの方角です。

ウワー　もう夏かよ！

とびっくりですね。
まだ肌寒いぐらいなのに…

さてさて、よく考えることの一つに、
「メールと電話、どっちが仕事の効率アップに適しているか？」
ということがあります。

会社によっては、会社内で会話はほとんどなく、メールとかチャットですべてのコミュニケーションが終わっている会社も珍しくないと思います。
キーボードを叩いている人は仕事をしている人で、話をしている人は私語をしている、みたいな雰囲気がそういう会社にある気がします。

私がいた会社もそういう感じだったので、しばらくは疑問に思わなかったんですが。
何かというと、
「その指示ってメールで残ってますか？？」
みたいな話も多かったので。
メールが業務のログをとるツールになってたんです。

しかし、とある優秀な方に会って、考えが変わりました。

その人は、仕事の連絡はほとんど電話だったんです。

最初は電話がかかってきた都度、仕事が中断されるので
「面倒だな～」
と思ってたんですが、これが実は自分の仕事も相手の仕事も早くしていることに気がついたんです！

それから、周りをよく観察すると

・仕事をため込んでいる＆仕事が遅い人　→何にでもメールを使う人
・仕事が早く、漏れが少ない人＆営業成績がイイ＆人とのトラブルが少ない人
　→メールと電話を使い分けている人

という傾向があるのに気付きました。

これは、単純にメールを打つより、話をしたほうが早い、という問題ではない気がします。

要は、メールだと相手が時間を選ばず返信できるので、相手にとっては都合がいいのですが自分にとっては

・相手からレスがあるまでその業務が進まない
・相手からレスがあった時に再度その業務を思い出して進めなくてはならない

という時間がかかるのと、思い出しコストがかかるわけですよね。

相手にとっても、メールの送信者に仕事を任せている場合、

・メールを読んで返事をしないと、相手の仕事が進まない

わけですよね。

もっちろん、メールのほうがいい場合はいくらでもあります。

・同じことをたくさんの人に伝える
・添付ファイルを送るとか、メールを転送するとか
・記録を残したいこと、整理したいことを、文書化して伝えられる
・相手がいない、電話ができない場合に送れる
・時間を選ばない
・コピペして送れる

まー私が列挙するまでもないメールの利点ですが。

要はメールと電話、使い分けるのが肝心ではないかと思うんです。

ついでに、電話のいいところをあげておこうかなと思います。

・リアルタイムに処理できる
・相手の反応により、次のアクションを分けられる
・メールより、声のトーンなどで多くの情報を伝えられる
・相手に確実にコンタクトできる（メールだと送信できなかった、埋もれてしまったなどが考えられる）

メールや電話のコミュニケーション量ってものを測れるなら測ってみたいですよね。

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